効率よく文書を作成するための3つの型とは？

ライティング
「効率よく文書を作成するための3つの型とは？」

こんにちは！
本日も当 HPをご覧いただき有難う御座います！


文書の作成では
提案書の作成や報告書などの
資料作成、広報資料、メルマガ、
オウンでメディアなどの

情報収集や発信の業務も多くあり、
効率的にこなす必要があります。

副業としてライティングを行う際においても、
文章の作成では必要な項目を
過不足なく取り入れることが必要です。


しかし、文章のまとまりが悪いことや
要点がわからない文書、長文などにより
分かりにくい文章があることも確かです。

副業でライティングを行う方は
なおさら効率的に
作業を進めることが求められています。

文字単価などの契約では
どれだけ早く、
正確に作業するかにかかっています。

今回はビジネス文書に用いられる
ライティングのフレームワークを
紹介していきます。


◎最初に3つの型を知っておくこと！

相手に要点を伝えるための
ビジネス文書の構成では、
文書の型として
「フレームワーク」を使用することで
効率的に文書作成に繋がります。

これらを知っておくことで
文章の作り方が早くなること
やラクになることがあります。

簡潔に文書化するための
3つの型について紹介します。

・SDS法

SDSとは、

「Summary・Details・Summary」

の略です。

Summary = 全体概要
Details = 詳細説明
Summary = 概要まとめ


全体の概要→
概要に関する詳細の説明→
概要のまとめ

の順に並べます。


相手に
素早く伝えたいことを
示す時に適しており、

聞き手と読み手が
理解することを助けてくれ、
最後まで説明をすることで
しっかりと伝えることができます。


テレビのニュースや
情報番組などでの説明を
はじめとして、

一般のビジネス資料や
プレゼンテーションなどで
使われています。


・PREP法

PREPとは

「Point・Reason・Example・Point」

の略です。


Point = 結論
Reason ＝ 理由
Example = 事例
Point = 結論まとめ


結論から先に伝えることにより、
相手が話の内容を
すぐに理解しやすくします。

また、
具体例を示すことにより
相手に対して
説得力のある説明を
することになります。

ビジネス文書や
プレゼンテーション、
面接などでも使われ、
初心者でも
使いやすい型になっています。


・DESC法

DESCとは

「Describe・Express・Suggest・Consequence」

の略です。


Describe：状況描写
Express：表現
Suggest：提案
Consequence：結果


DESC法とは、
アメリカの心理学者である
ゴードン・バウアーによって提唱された

アサーションと呼ばれる
コミュニケーション手法の1つです。

お互いを尊重し合いながら
自分の意見を
率直に相手に伝えることにより、
相手との信頼関係を築きながら
納得させる効果があります。


E を「Explain」、
S を「Specify」、
C を「Choose」とする場合もあります。


Explain = 説明
Specify = 具体例
Choose = 選択、結論

ビジネス文書や
プレゼンテーションだけではなく、
面接、日常的などの
コミュニケーションなどでも
活用されています。


○目次を入れるとさらに分かりやすい

物事を簡潔にまとめることで
無駄な文字や文章により
相手の理解の遅らせることを
防ぐ効果はあります。

また、
ビジネス書籍でも
このような
フレームワークを利用されて
書かれているものがあります。

それに加えて、
長い文書になる場合は
「目次」を入れると
さらに分かりやすい文書になります。

目次を先に確認することで
全体の構成を把握してもらえます。

プレゼンなどの際にも
目次やインデックスなどを

先に見てもらってから
説明や営業を行うことで

文書の内容を
深く理解してもらうことになります。
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